La facturation est une tâche essentielle pour la gestion d’une entreprise. Pour un petit artisan indépendant qui fait face aux difficultés du quotidien pour bien gérer son activité tout en restant efficace et productif, elle peut rapidement devenir fastidieuse et chronophage. Afin de simplifier cette tâche, bon nombre d’artisans choisissent d’utiliser un logiciel de facturation en ligne. Il s’agit d’un outil spécialement conçu pour optimiser la gestion des factures. Son utilisation est très bénéfique pour les entrepreneurs. Découvrez dans cet article les raisons d’utiliser un bon logiciel de facturation en ligne.
Quels sont les avantages d’un logiciel de facturation en ligne?
Un logiciel de facturation en ligne est un outil qui présente de multiples bienfaits pour les entrepreneurs, notamment les petits artisans indépendants. Il possède diverses fonctionnalités qui permettent aux utilisateurs de gérer plus facilement leurs factures.
Une facturation conforme à la législation
L’utilisation d’un bon logiciel de facturation en ligne vous permet de respecter les obligations légales en matière de facturation. Il faut savoir que ces outils sont mis à jour régulièrement afin d’intégrer les dernières évolutions législatives. Avec un bon logiciel de facturation en ligne comme jlogiciels.fr, vous pouvez être sûr et certain que vos factures sont conformes à la réglementation en vigueur.
Une gestion simplifiée
Les logiciels de facturation en ligne permettent de centraliser toutes les factures et d’avoir une vue globale sur l’ensemble de l’activité. Ils vous permettront de suivre facilement les factures impayées, les paiements en attente et les paiements reçus. Cela vous permettra de mieux gérer votre trésorerie et de prévenir les potentiels retards de paiement.
Un gain de gain non négligeable
Avec une pratique quotidienne, la facturation devient rapidement une tâche chronophage. L’utilisation d’un logiciel de facturation en ligne vous permet d’automatiser diverses tâches comme la création, l’envoi et le suivi des factures. Un tel outil vous permettra aussi d’automatiser la gestion des relances de paiement. Vous pourrez alors vous concentrer davantage sur votre activité et son développement plutôt que sur les tâches administratives.
Une meilleure communication avec les clients
Les logiciels de facturation en ligne permettent de communiquer plus facilement avec la clientèle. En effet, ils vous permettent de transmettre des factures directement par mail et d’ajouter des notes ou des commentaires permettant de clarifier les informations présentes sur la facture. Les risques de mécompréhension et d’erreurs sont limités.
Pourquoi faut-il utiliser un bon logiciel de facturation en ligne?
D’après la loi, un logiciel de facturation doit répondre aux conditions d’inaltérabilité, de conservation, d’archivage et de sécurisation de données pour le contrôle optimal de l’administration fiscale.
Toutes les entreprises soumises à la TVA sont tenues d’utiliser un logiciel de facturation conforme. Cela dit, les entreprises qui facturent uniquement des professionnels ne sont pas concernées. Toutefois, en cas d’émission d’une facture au nom d’un particulier, l’utilisation d’un outil de facturation conforme. Ainsi, un bon logiciel de facturation en ligne est un logiciel conforme qui répond à certaines conditions.
Comment reconnaître un bon logiciel de facturation en ligne?
Pour déterminer si un logiciel de facturation en ligne est bon, vous pouvez vérifier le respect des conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données. Cela peut être justifié grâce à un certificat délivré par un organisme accrédité ou par une attestation individuelle de l’éditeur.
Un bon logiciel de facturation en ligne doit disposer de la certification NF203 qui est délivrée par AFNOR, un organisme accrédité par l’État. Celle-ci permet de garantir la qualité ainsi que la conformité du logiciel, et protège les clients en cas de contrôle fiscal de la comptabilité informatisée. Cette certification atteste aussi que le logiciel a été conçu dans le respect des exigences qualité basées sur la norme internationale ISO 25051 concernant les méthodes de tests et la validation de l’outil. Elle se révèle être un critère de choix pour reconnaître un outil de facturation conforme.
Si un outil de facturation en ligne peut être auto-attesté, la certification accordée par un organisme autonome s’avère toutefois être le critère le plus sécurisant. En effet, certains éditeurs procèdent eux-mêmes à l’attestation de la conformité de leur logiciel. Cependant, cette solution est moins fiable. En France, seuls deux organismes sont accrédités pour délivrer une certification. Il s’agit de l’AFNOR et de LINE. Vous retrouverez sur le marché bon nombre des logiciels de facturation en ligne comme ceux de JLOGICIELS qui répondent aux conditions et possèdent la certification NF203.
Quelles conséquences en cas d’utilisation d’un logiciel de facturation en ligne non conforme?
Les entreprises concernées par la loi et qui n’utilisent pas un logiciel de facturation conforme risquent une amende. En effet, si elles ne sont pas en mesure de justifier avec une certification que leur outil de facturation ne respecte pas les conditions prévues par la loi, alors une amende de 7500 euros leur sera imposée. Ces entreprises disposent ensuite d’un délai de 60 jours pour se mettre en conformité.
Comment optimiser votre facturation?
Si vous êtes un petit artisan indépendant et que vous utilisez un logiciel de facturation, vous pouvez adopter certains comportements pour optimiser votre facturation.
Personnaliser les factures
La personnalisation de vos factures vous permettra d’améliorer votre image auprès de vos clients. Vous pourrez ajouter le logo de votre entreprise ainsi que vos couleurs et votre adresse. Vous pouvez aussi ajouter des mentions légales et des informations concernant vos produits ou services.
Établir des conditions de paiement claires
Vous devez nécessairement établir les conditions de paiement claires et les communiquer sur vos factures. Cela vous permettra d’éviter des problèmes et de faciliter le paiement de vos factures. Vous pouvez également rappeler vos conditions de paiement à vos clients avant d’émettre la facture.
Suivre les paiements
En tant que petit artisan indépendant, il est important de suivre les paiements de vos factures afin d’optimiser votre trésorerie. Avec un bon logiciel de facturation en ligne, vous pourrez suivre les paiements et faire des relances en cas de retard. Vous pourrez optimiser la facturation en mettant en place un système de relance automatique pour les factures impayées.
Facturer rapidement
Plus vite une facture est émise, plus vite le paiement sera effectué. Vous ne devez donc pas hésiter à envoyer vos factures dès que la prestation est réalisée ou que le produit est livré au client. Un bon logiciel de facturation en ligne vous permettra de gagner du temps dans la création et l’envoi des factures.
Utiliser la dématérialisation fiscale
Avec la dématérialisation fiscale, vous simplifiez et optimisez la gestion de vos documents fiscaux. Un logiciel de facturation en ligne certifié vous permettra de dématérialiser facilement vos factures et vos documents fiscaux. Vous pourrez les stocker en ligne et les retrouver facilement en cas de contrôle fiscal.
Somme toute, un logiciel de facturation en ligne est un outil qui présente de nombreux avantages pour les entreprises. Il permet au petit artisan indépendant de simplifier et d’optimiser sa facturation. De quoi améliorer sa trésorerie et rendre sa gestion administrative moins fastidieuse.
